Pourquoi dématérialiser les documents ?

La dématérialisation des dossiers est un pas vers la modernisation de l’entreprise. En effet, cette numérisation est un processus qui tend à devenir une obligation dans les prochaines années à venir. Ainsi, les avantages de la dématérialisation des documents sont très nombreux ; même si on peut voir quelques inconvénients.

Quel est ce concept ?

La dématérialisation de documents fait partie du processus de numérisation de l’entreprise. Elle consiste à numériser tous les documents de la société : pour les pièces comptables, on peut voir les factures, les bons de commande, dans le domaine des ressources humaines il y a les contrats, les fiches de paie, et les supports administratifs comme les procès-verbaux, etc. Le passage à cette transformation digitale se fait sous plusieurs phases. Elle commence par la numérisation des documents. Ensuite, il y a l’indexation et l’archivage qui nécessite un savoir-faire particulier, le versionnage et enfin la certification. En effet, pour que les documents soient authentiques et aient les mêmes valeurs que les papiers, il faut un certificat de scellement. La solution pour cette dématérialisation est l’utilisation d’un logiciel de Gestion électronique de documents ou GED. Ce dernier présente de nombreux avantages en commençant par gérer tous les accès et droits par l’application du Règlement général sur la protection des données ou RGPD, tout en sécurisant le coffre-fort numérique.

GED et dématérialisation

Les raisons qui poussent les dirigeants à basculer vers la dématérialisation des documents sont nombreuses. En effet, les gains qu’elle apporte sont réellement palpables. Transformer ces documents en version numérique permet à l’entreprise de gagner du temps et de l’argent : en effet, les traitements se font plus rapidement ce qui donne beaucoup plus de temps à la productivité. Mais elle permet également le gain d’espace, car les papiers encombrants et les étagères disparaissent. Ainsi, l’accès aux documents devient plus facile pour tout le monde : plus besoin de descendre dans les archives ou appeler untel service pour les trouver. Le système informatique GED est la solution de dématérialisation qui permet aux documents d’être accessibles et consultables à tout moment et n’importe où. Ils sont à jour et ne risquent plus de se perdre en cours de route. L’utilisation d’un classeur automatique permet la facilité et la rapidité de la recherche. Ainsi, la dématérialisation permet de réaliser des économies notamment dans les achats de papiers et d’encres, de simplifier le processus qui se fait en quelques clics et enfin d’augmenter en productivité.

D’autres avantages de la dématérialisation

Certains doutes sont apparus quant à la confidentialité et la sécurité concernant le stockage de ces documents virtuels. En effet, les informations sensibles concernant les entreprises font partie des classés et beaucoup de concurrents veulent mettre la main dessus. Ainsi, des virus ou le piratage peuvent effacer ces données. Cependant, le GED est muni d’un système qui permet d’assurer la sécurisation des documents. Entre autres, il permet d’améliorer le niveau de sécurité en contrôlant et en gérant les accès et droits à ceux-ci. Nombreux de ces logiciels de GED sont munis d’une capacité à chiffrer l’information et à détecter une forme d’intrusion. Ils sont également capables de prévenir les pertes de données pour que les experts informatiques puissent s’en occuper à temps. Cependant, la dématérialisation des documents nécessite un investissement assez conséquent : en effet, à part le fait d’investir dans des matériels high-tech, l’entreprise doit aussi recruter des experts en informatique pour assurer le bon déroulement de l’acquisition, en passant par la hiérarchisation et le stockage, en terminant par la diffusion des documents. Les autres collaborateurs doivent également bénéficier d’une formation à l’utilisation de ces nouveaux outils. Bref, cette transition digitale de dématérialisation apporte beaucoup d’avantages aux entreprises même si elle présente quelques limites.

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